Recrutement d’un Responsable Administratif et Financier-RAF (H/F)

Recrutement d’un Responsable Administratif et Financier-RAF (H/F)

Le poste

Le Programme Démocratie Sans Violence-La Baïonnette Intelligente (DSV-BI)

La DSV-BI est un programme guinéo-allemand de coopération de promotion de la paix et du développement en Guinée. Il est la suite depuis 2017, de deux projets qui ont travaillé pour la paix en Guinée de 2007 à 2016. Il est porté par l’ONG Allemande Weltfridensdienst E.V. (WFD, Service Mondial pour la Paix), basée à Berlin et est financé par le ministère allemand de la Coopération et du Développement (BMZ).

Le programme DSV-BI a pour but d’accompagner la Guinée dans un changement démocratique sans violence. Il travaille en partenariat avec des organisations guinéennes comme partenaires opérationnels nationaux à la prévention, la gestion, la transformation et la documentation des conflits, au maintien et au renforcement de la paix, à la lutte contre la violence et au développement de bonnes relations civilo-militaires ainsi qu’au développement socio-économique des jeunes.

Le poste de Responsable Administratif et Financier (H/F)

Sous la supervision directe de la Coordinatrice Pays, le Responsable Administratif et Financier (RAF) aura pour principale responsabilité de gérer de manière efficace et efficiente les aspects administratifs et financiers du programme DSV-BI. Son rôle consistera à veiller au respect de toutes les procédures en place et à assurer la conformité aux normes administratives, financières, et en matière de ressources humaines, ainsi qu'à garantir la sécurité des biens et des personnes associées au programme. De plus, il sera chargé d'assurer le bon fonctionnement organisationnel. Ses fonctions incluront la planification budgétaire, comprenant l'élaboration, l'allocation, le suivi de l'exécution, l'évaluation, les ajustements et les orientations budgétaires, ainsi que le reporting financier et la consolidation des budgets, entre autres.

Les responsabilités du poste

Comptabilité / finances

• Planifier, suivre et mettre en œuvre des budgets efficacement, y compris la capacité à prévoir les dépenses, à contrôler les coûts et à ajuster les budgets selon les besoins du programme
• Contrôle de la régularité des dépenses, à la fois internes et celles engagées par les partenaires et prestataires, conformément aux dispositions contractuelles
• Assurer la disponibilité des fonds nécessaires au fonctionnement quotidien du programme en surveillant les flux de trésorerie, en prévoyant les besoins de trésorerie et en gérant les liquidités
• Contrôler la qualité des outils de trésorerie : s'assurer que les journaux de caisse et de banque des projets sont correctement paramétrés
• Réaliser des analyses financières pour évaluer la santé financière du programme, identifier les tendances et les écarts par rapport au budget, et formuler des recommandations pour améliorer la gestion financière

• Suivre les opérations de caisse effectuées par la comptable de projet (contrôles mensuels et ponctuels), superviser la numérotation et le classement des pièces comptables
• Garantir la qualité des justificatifs comptables en veillant à ce que chaque dépense du projet soit soutenue par une pièce justificative conforme aux normes du bailleur et du programme
• Assurer l'archivage papier et électronique des pièces comptables conformément aux procédures établies par le bailleur
• S'assurer que toutes les transactions financières sont conformes aux lois et réglementations en vigueur, ainsi qu'aux politiques et procédures internes du programme et du bailleur
• Préparer des rapports financiers mensuels, bimestriels et annuels, ainsi que des rapports spécifiques selon les besoins. Assurer les relations comptables avec l’administration du siège à Berlin
• Préparer les audits comptables et financiers, assurer un suivi efficace de leur mise en œuvre, ainsi que l'application adéquate des recommandations des auditeurs.

Administration et gestion du personnel

• Conseiller la coordination en matière de gestion du personnel
• Mettre en place et superviser le respect du règlement intérieur du personnel et de toutes les politiques internes du programme
• Planifier/Participer et gérer le processus de recrutement, y compris la gestion des volontaires mobilisés sur les activités du programme en collaboration avec les structures des partenaires
• Assurer la gestion administrative de l’ensemble du personnel du bureau et des terrains : préparation et suivi des contrats de travail, supervision des états de paye et des déclarations fiscales et sociales, gestion des congés etc.
• Participer à l’amélioration des procédures, outils et tableaux de bord RH
• Veiller aux plans de charges et au planning de travail des équipes, planifier et mettre en œuvre l’évaluation annuelle du personnel pour s'assurer que le personnel répond aux exigences des postes-en lien avec la coordinatrice
• Mettre en œuvre et suivre les politiques de classement et d’archivage manuel et digital des dossiers du personnel et des documents du programme
• Préparer les courriers administratifs, accords de partenariat, contrats de consultation et commerciaux
• Appuyer/former le personnel administratif et financier au sein des ONG partenaires.

Gestion des ressources matérielles et générales

• Elaborer et mettre en œuvre un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats
• Elaborer et suivre les contrats de location et entretien des bâtiments
• Assurer la responsabilité des services généraux : achats, courrier, gardiennage et nettoyage
• Superviser la gestion et l’entretien du bureau et du parc automobile (entretien, consommation carburant, livret de bord, etc.)
• Superviser les aspects de l’organisation logistique gérés par le logisticien et/ou la comptable (réservations d’hôtel, des salles, etc.)
• Superviser l’inventaire des matériels.

Qualification et expérience requises

Education

Diplôme de maîtrise en administration des affaires (Finance, Comptabilité) ou tout autre diplôme équivalent en lien avec la gestion administrative et financière des organisations internationales.

Expérience

• Expérience réussie d’au moins 5 ans sur un poste de responsabilité similaire dans le domaine de la gestion administrative, financière, gestion des ressources humaines et logistique
• Bonne maîtrise des outils et logiciels de gestion comptable et financière