Recrutement d'Un (e) Associé (e) Exécutif (ve) au Représentant Résident

1. Contexte organisationnel

Sous l’encadrement et la supervision directe du Représentant Résident, l’Associé(e) Exécutif (ve)  assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident, garantit la confidentialité absolue dans les aspects de son affectation, maintient les procédures de protocole, de gestion du flux d’information et du suivi des délais et engagements pris.

L’Associé(e) Exécutif (ve) du Représentant Résident travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, le Bureau du Coordonnateur Résident du Système des Nations Unies, les Agences du Système des Nations Unies (SNU) et les Autorités Nationales pour assurer un flux efficient d’information, d’actions sur les instructions et les agendas.

2. Fonctions / Principaux Résultats clés attendus

• Fonctionnement efficace et efficient du Bureau du Représentant Résident.
• Communication effective et appui à la communication au Bureau.
• Facilitation du renforcement des capacités et la gestion.
• Participation à la prise en compte de la dimension genre au sein du Bureau

1. Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident en mettant un accent sur les résultats ci-après :

• Gérer le bureau du Représentant Résident en assurant un environnement de professionnalisme et de travail en équipe en tout temps, mettre sur pied des standards exemplaires de conduite pour l’équipe du bureau.
• Assurer l’efficience et une gestion discrète de l’agenda du Représentant Résident.
• Organiser des réunions régulières et ad-hoc ; préparer des minutes et résumés des actions à prendre ; retracer le progrès des activités planifiées ; faire le suivi avec les points focaux.
• Filtrer toutes les communications entrantes, les correspondances sortantes soumises à la signature du superviseur, clearance et autre action à prendre par d’autres personnels, si nécessaire.
• Maintenir les procédures de protocole. Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous du superviseur, les réunions, les missions. Préparer les traductions informelles.
• Gérer le calendrier des missions et représentant du Représentant Résident.
• Préparer le roster des partenaires de haut rang, le répertoire téléphonique.
• Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom du Représentant Résident pour sa signature et faire le suivi si nécessaire.
• Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du Représentant Résident.
• S’assurer de la conformité des correspondances au protocole approprié et aux procédures lorsque celles-ci sont adressées au Gouvernement ou autres partenaires externes.

2. Assurer des communications effectives d’appui au bureau en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

• Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels.
• Utiliser un système automatisé de classement.
• Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers disséminer les communications venant du Siège et internes au personnel comme exigé.
• Faciliter le partage d’information entre l’Equipe Pays et le bureau du Représentant Résident. les partenaires au développement, les équipes du programme et des opérations
• Suivre les délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination, la collecte et la soumission des rapports au Représentant Résident.
• Filtrer tous les appels entrants et les correspondances.
• Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.
• Préparer les drafts des correspondances, les circulaires, les notes de briefing général, les documents, rapports et minutes des réunions comme demandé, des traductions si nécessaire ;
• Gérer les voyages, réunions, rendez-vous et briefing du Représentant Résident, y compris la préparation des drafts de notes contextuelles.
• Maintenir l’état des rapports des équipes, meilleures pratiques, leçons apprises, publication sur l’intranet et compilation des informations sur la mobilisation des ressources en collaboration avec les spécialistes de la communication.
• Donner un appui sur l’organisation des évènements de plaidoyer, si requis.
• Gérer le stock des fournitures de bureau du Représentant Résident.
• Préparer les notes verbales pour les demandes de visa.

3. Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après :

• Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques.
• Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques.
• Organiser des formations en faveur du personnel du PNUD sur la coordination, l’administration et le protocole

4. Assurer le soutien de la dimension Genre du Bureau 

• Appui opérationnel à la promotion de l’égalité des genres au sein du Bureau Pays ;
• Participation à la mise en œuvre et au suivi des activités relatives au genre ;

3.  Impact sur les résultats clés

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du Représentant Résident. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du Représentant Résident et promeuvent l’image du PNUD comme un partenaire contribuant efficacement au développement du pays. L’esprit d’initiative du titulaire du poste est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.

4. Compétences et facteurs critiques de succès

Compétences Fonctionnelles :

Nouer des partenariats stratégiques

Niveau 1.1. : Mise à jour de l’information et la base de données

• Analyse l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats

•Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances

Niveau 1.1. : Recherche de base et analyse

 • Rechercher les meilleures pratiques et initie de nouvelles manières plus effectives de faire les choses.

 • Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches.

Connaissance et expertise techniques

Niveau 1.1.

Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

• Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste

• Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail.

•S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage.

• Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement de ses tâches.

Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement

Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel.

•Documenter les meilleures pratiques sur le changement organisationnel et le développement tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du SNU.

•Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.

Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion

Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

•Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion.

•Donner des inputs pour le développement des systèmes simples.

Clientèle

Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients

 •Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun.

•Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients.  •Etablir, construire et soutenir des relations effectives au sein de l’unité et avec les clients internes et externes.

•Répondre promptement aux besoins des clients.

Promouvoir la Recevabilité et la Gestion Axée sur les Résultats

Niveau 1.1:

•Collecter et disséminer l’information

•Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.

•Préparer des inputs aux rapports dans les délais.

 Maintenir les bases de données.

Compétences de base,

Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité

Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement Développement personnel, prise d’initiative,

Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe,

Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective,

Création des synergies à travers le contrôle de soi,

Gestion des conflits,

Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues.

La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel,

Information et prise de décision transparente.

V. Qualifications requises

Education :

Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat. Un diplôme universitaire est désirable.

Expérience :

6 ans d’expérience en secrétariat, administration, programme est requise au plan national ou international. Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.), expérience en système de gestion informatisé.

Langues :

• Maîtrise parfaite du Français, langue officielle du Bureau Pays
• Bonne connaissance de l’anglais.

LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.

Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.

En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org