Republication: Recrutement d'Un(e) Associé(e) Administratif (ve) - HCDH

Background

Sous la supervision directe de la Représentante Adjoint(e), et de la supervision générale du Représentant, l’Associé(e) Administratif(ve) assure les fonctions d’appui à la gestion administrative et initie les actions relatives aux ressources humaines du bureau. Il/elle interprète le règlement et les procédures en vigueur dans le but d’améliorer les conditions de travail.

Duties and Responsibilities

Fonctions / Principaux Résultats clés attendus

1. Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant en mettant un accent sur les résultats ci-après :

• Maintenir le calendrier du Représentant les contacts des visiteurs de haut rang, les arrangements pour les rendez-vous et les réunions, agir en tant qu’interprète quand nécessaire et/ou prendre des notes ;
• Maintenir les procédures de protocole ;
• Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous du Représentant, les réunions, les missions et préparer les traductions informelles ;
• Gérer le calendrier des missions du Représentant et de son Adjointe. Préparer le roster des partenaires de haut rang, le répertoire téléphonique ;
• Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom du Représentant pour sa signature et faire le suivi si nécessaire ;
• Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du Représentant ;
• Elaborer le plan de congé du Bureau et en faire le suivi.
• Appuyer l’organisation des réunions du Bureau du Représentant et rédiger les PV de ces réunions.

2. Assurer des communications effectives d’appui au bureau en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

• Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels ;
• Utiliser un système automatisé de classement ;
• Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers ;
• Faciliter le partage d’information du bureau ;
• Suivre les délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination, la collecte et la soumission des rapports au Représentant ;
• Filtrer tous les appels entrants et les correspondances ;
• Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.

3. Procéder à la mise à jour des données pour le personnel de l’ONU Droits de l’Homme, et la gestion des dossiers du personnel, la gestion de la correspondance du bureau et exécuter notamment les tâches suivantes :

• Agir en qualité de point focal Ressources Humaines et veille à la mise à jour de tous les changements survenus dans les dossiers des fonctionnaires.
• Tenir à jour les fiches mensuelles de présence, l’état des congés annuels, les voyages officiels, les voyages dans les foyers, les congés spéciaux
• Etablir un plan de congé annuel pour le bureau
• Initier les demandes de délivrance et/ou de renouvellement des laissez-passer.
• Rédiger toutes correspondances et rapports liés à la gestion du personnel

3 .1. Assister le personnel substantif pour l’organisation de séminaires ou autres activités similaires et, en appuyer les sections spécialisées, exécuter notamment les tâches suivantes :

• Préparer les formalités nécessaires pour l’organisation pratique : invitations, location de salle, etc.
• Préparer les dossiers des participants.
• Prendre contact avec les partenaires.
• Assister le personnel lors du déroulement de ces activités.

1. 2 Agir en qualité de secrétaire ex-officio lors des réunions de comités de recrutement :

• Préparer les dossiers pour le comité de sélection.
• Tenir les PV des réunions des comités

1. Assister le personnel pour toutes les questions relatives aux ressources humaines et exécuter notamment les tâches suivantes :

• Conseiller les demandeurs et interpréter les règles et règlements de l’Organisation en matière de ressources humaines.
• Rassembler de manière proactive les informations relatives à la formation des différents membres du personnel du bureau du HCDH.
• Répondre aux demandes spécifiques du personnel du bureau du HCDH relative à leur formation.

Impact sur les résultats clés

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du Représentant. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du Représentant et promeuvent l’image du Bureau comme un partenaire contribuant efficace aux droits de l’homme. L’esprit d’initiative du titulaire du poste est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.

Competencies

Compétences et facteurs critiques de succès

Compétences Fonctionnelles :

Nouer des partenariats stratégiques

Niveau 1.1 : Mise à jour de l’information et la base de données

• Analyser l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats
• Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances

Niveau 1.1 : Recherche de base et analyse

• Rechercher les meilleures pratiques et initie de nouvelles manières plus effectives de faire les choses
• Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches.

Connaissance et expertise techniques

Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

• Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
• Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail
• S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage
• Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement de ses tâches
• Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement

Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

• Documenter les meilleures pratiques sur le changement organisationnel et le développement tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du SNU
• Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.

Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion

Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

• Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion
• Donner des inputs pour le développement des systèmes simples
• Clientèle

Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients

• Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun
• Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients
• Etablir, construire et soutenir des relations effectives au sein de l’unité et avec les clients internes et externes
• Répondre promptement aux besoins des clients.

Promouvoir la Recevabilité et la Gestion Axée sur les Résultats

Niveau 1.1: Collecter et disséminer l’information

• Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats
• Préparer des inputs aux rapports dans les délais
• Maintenir les bases de données.

Compétences de base,

• Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
• Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement et de développement personnel, prise d’initiative,
• Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe,
• Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective,
• Création des synergies à travers le contrôle de soi,
• Gestion des conflits,
• Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues
• La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel,
• Information et prise de décision transparente.

Required Skills and Experience

Qualifications requises

Education :

• Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat. Un diplôme universitaire est désirable mais n’est pas requis.

Expérience :

• 6 ans d’expérience en secrétariat, administration, programme est requise au plan national ou international ;
• Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.) ;
• Expérience en système de gestion informatisé.
• La connaissance des procédures spécifiques et une expérience de travail avec le HCDH constitueraient des atouts.

Langues :

Maitrise du Français, de l’Anglais et des langues nationales du pays

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